VeriFactu y factura electrónica: calendario real y qué automatizar ya en tu empresa

Si facturas en España, tienes dos cambios encima de la mesa y es fácil mezclarlos. VeriFactu afecta al programa con el que emites las facturas. La factura electrónica B2B afecta a cómo se las envías a otras empresas y a cómo sigues su cobro. Se parecen en el nombre, pero tienen normas, fechas y trabajo diferentes.

Este artículo recoge la situación a 4 de noviembre de 2026. Hacienda ha anunciado el aplazamiento de VeriFactu a octubre de 2028, pero aún no hemos encontrado publicada la norma que lo aprueba. Antes de tomar una decisión, comprueba el BOE o consúltalo con tu asesor.

Qué pide cada obligación

VeriFactu: tu programa de facturación

El reglamento de sistemas informáticos de facturación exige que el software que emite las facturas garantice que los registros son íntegros, trazables e inalterables. Cada factura lleva un código QR y el sistema puede enviar los registros a la Agencia Tributaria de forma automática, que es la modalidad VERI*FACTU, o conservarlos con requisitos adicionales.

No se aplica a quienes llevan sus libros por el Suministro Inmediato de Información (SII), y País Vasco y Navarra tienen régimen propio.

Factura electrónica B2B: el intercambio entre empresas

El Real Decreto 238/2026 obliga a emitir y recibir las facturas entre empresas y profesionales como un mensaje estructurado, no como un PDF. Admite cuatro formatos ajustados a la norma europea EN 16931: UBL, CII, EDIFACT y Facturae. Las operaciones con consumidores finales y, en general, las facturas simplificadas quedan fuera.

La novedad con más trabajo es que el receptor debe comunicar el estado de cada factura: aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo, con su fecha. El plazo es de cuatro días, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.

El calendario, separando lo aprobado de lo anunciado

VeriFactu

• Antes del 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Es la fecha vigente, fijada por el Real Decreto-ley 15/2025.
• Antes del 1 de julio de 2027: el resto de obligados, incluidos los autónomos. También vigente.
• Octubre de 2028: es el nuevo plazo anunciado para las obligaciones pendientes, que coincidiría con la factura electrónica de pymes y autónomos. El Ministerio de Hacienda lo comunicó en una nota informativa del 5 de octubre de 2026 que se titula «Previsión de modificación».

Un anuncio oficial no cambia por sí solo la ley. No hemos encontrado la norma que lo aprueba en los sumarios del BOE publicados hasta el 3 de noviembre, y el texto consolidado del reglamento sigue recogiendo las fechas de 2027. La página de la Agencia Tributaria también lo presenta como una previsión.

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé una sanción de 50.000 euros por ejercicio por usar sistemas no adaptados cuando sean obligatorios. Por eso, si eres una sociedad y aún no te has adaptado, conviene tener un plan para enero de 2027 hasta que se publique la norma. Si tu software ya cumple, no pierdes nada: la nota de Hacienda indica que las exigencias de integridad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. También anuncia una modificación posterior para acercar VeriFactu a la factura electrónica, así que pueden cambiar detalles técnicos y de alcance.

Factura electrónica B2B

Aquí la cuenta atrás ya ha empezado. La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y, según la nota de la Agencia Tributaria, los plazos son estos:

• 6 de octubre de 2027: empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros. Deben emitir, recibir e informar de estados y pagos.
• 6 de octubre de 2028: todos los demás deben emitir y recibir. Las personas jurídicas de hasta 8 millones también deben informar de estados y pagos.
• 6 de octubre de 2029: personas físicas y entidades en atribución de rentas deben informar de estados y pagos.

Durante los primeros 12 meses, quienes superen los 8 millones deben acompañar la factura de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte el formato original.

Dónde se nota de verdad en el día a día

Cambiar de programa de facturación resuelve VeriFactu en muchos casos. La factura electrónica toca más áreas, porque los estados y los pagos dependen de administración, de compras y del banco. Si hoy el flujo vive en el correo y en un Excel, es difícil cumplir cuatro días de forma constante a mano.

• Recepción: las facturas de proveedores llegan como datos y pueden entrar en tu ERP sin que nadie las teclee.
• Conformidad: alguien debe aceptar o rechazar cada factura. Si la aprobación depende de buscar el pedido a mano, será el cuello de botella.
• Pagos: la fecha efectiva de pago tiene que salir del banco o del ERP y comunicarse a tiempo.
• Emisión: los datos del cliente, los impuestos y las series deben estar limpios, porque un mensaje estructurado admite peor los apaños que un PDF.
• Vencimientos: si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada. Sin control, puedes acabar aceptando errores por no contestar.

Qué automatizar y en qué orden

Estos pasos sirven aunque cambien las fechas, porque casi todos se amortizan con el tiempo que ahorran:

• Haz un mapa del proceso actual: quién emite, quién recibe, quién aprueba, dónde se registra el pago y qué programas intervienen.
• Pregunta por escrito a tu proveedor de software qué cubre: VeriFactu, formatos admitidos, conexión con la solución pública o con plataformas privadas, y comunicación de estados.
• Limpia los maestros de clientes y proveedores: NIF, razón social, direcciones y condiciones de pago.
• Automatiza la entrada de facturas recibidas y su cruce con pedidos y albaranes. Las que cuadran pasan solas y las dudosas van a una persona.
• Conecta los cobros y pagos con el ERP para que la fecha efectiva de pago no dependa de que alguien la anote.
• Pon avisos antes de que venza cada plazo y un registro de lo que se ha comunicado.
• Haz pruebas con pocos clientes y proveedores cuando tu proveedor o la solución pública lo permitan, antes de la fecha que te corresponda.

Si tu programa de facturación y tu ERP no se hablan, ese suele ser el primer problema a resolver. Lo explicamos en nuestro servicio de integraciones y APIs. Para el trabajo de revisar y cruzar facturas, mira cómo enfocamos la automatización de procesos.

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