Ejemplos de tareas administrativas, comerciales y operativas que pueden automatizarse para reducir trabajo manual. Están ordenadas por departamento para que localices rápido la tuya.
Así queda un proceso cuando deja de depender de que alguien lo haga a mano.
El sistema detecta el pedido que ha llegado, extrae cliente, productos, cantidades y precios, comprueba que los datos cuadran y crea el pedido en el ERP. Tu equipo solo interviene cuando hay una incidencia.
Se extraen proveedor, número de factura, fecha, importes y conceptos, y la información se envía al sistema que corresponda. El documento queda archivado y localizable.
Cuando entra un contacto por la web, se registra en el CRM, se asigna al comercial que corresponde y se activa el seguimiento. Si nadie lo atiende en el plazo acordado, salta un aviso.
Las consultas se clasifican por tipo, se consulta la información interna necesaria y se genera la respuesta. A una persona le llegan solo los casos que requieren criterio.
Recogemos la información de los distintos sistemas, la consolidamos y generamos el informe comercial, financiero u operativo que necesitas, con la periodicidad que decidas.
Pedidos, clientes, stock, precios, transportistas y estados de envío dejan de gestionarse dos veces. Lo que pasa en la tienda se refleja en el ERP y al revés.
Cada línea describe cómo se hace la tarea hoy y en qué se convierte cuando deja de depender de una persona.
Es el departamento donde más horas se van en teclear información que ya existe en otro sitio.
Facturas que llegan por correo
Se leen y se registran en contabilidad
Pedidos recibidos en PDF o correo
Se crean directamente en el ERP
Documentos sin clasificar
Se archivan y se localizan por contenido
Correos que generan tareas
Se convierten en tareas asignadas
Excels que alimentan el ERP
Los datos viajan solos entre ambos
Informes mensuales manuales
Se generan y se envían solos
Aquí el coste del trabajo manual no es tiempo: son oportunidades que se enfrían o se pierden.
Contactos que llegan por la web
Se registran en el CRM al instante
Reparto de contactos entre comerciales
Se asignan según reglas acordadas
Presupuestos sin seguimiento
Se recuerda cada uno en su plazo
Recordatorios que nadie hace
Salen automáticamente
Notas de reuniones sueltas
Se resumen y se guardan en el CRM
Oportunidades paradas
Generan un aviso al responsable
Una parte grande de las consultas son variantes de las mismas cinco preguntas.
Bandeja compartida sin ordenar
Los correos se clasifican por tipo
WhatsApp fuera de todo sistema
Las conversaciones quedan registradas
Consultas repetidas
Se responden con información real y actual
Tickets mal derivados
Llegan al departamento correcto
Incidencias que se pierden
Se hace seguimiento hasta cerrarlas
Tienda y ERP suelen funcionar como dos empresas distintas que no se hablan.
Pedidos web copiados al ERP
Se crean automáticamente
Stock desincronizado
La web refleja el stock real
Etiquetas de envío manuales
Se generan con el transportista
Clientes preguntando dónde va su pedido
Reciben el seguimiento solos
Carritos abandonados
Se recupera el contacto
Catálogo en marketplaces
Se actualiza desde el ERP
El problema aquí rara vez es la falta de datos: es que nadie se entera a tiempo.
Avisos que dependen de que alguien mire
Se notifican en el momento
Incidencias registradas en papel
Quedan trazadas y con responsable
Control de documentación
Se revisa caducidad y se avisa
Órdenes de trabajo manuales
Se generan y se reparten solas
Seguimiento de procesos largos
Se ve el estado en tiempo real
Cobrar tarde suele ser un problema de seguimiento, no de solvencia del cliente.
Facturas de proveedor sin registrar
Entran en el sistema al llegar
Gastos y tickets sueltos
Se recopilan y se clasifican
Impagos que nadie reclama
Se envían recordatorios de cobro
Cierres mensuales manuales
Los informes salen solos
Datos que no cuadran entre sistemas
Se detectan las diferencias
Procesos poco frecuentes pero muy repetitivos, y siempre con documentación de por medio.
Alta de una persona nueva
Se lanzan todos los pasos del onboarding
Documentación que hay que pedir
Se solicita y se controla su recepción
Solicitudes internas por correo
Se tramitan con un circuito claro
Vacaciones y ausencias en Excel
Se gestionan con aprobación y calendario
Formación y caducidades
Avisan antes de vencer
No todas las tareas de esta página se resuelven igual. Estas son las tres vías, y en un mismo proyecto pueden aparecer las tres.
Eliminamos tareas manuales y repetitivas
Todo lo que alguien de tu equipo hace hoy a mano una y otra vez —teclear datos, revisar correos, preparar informes— pasa a ejecutarse solo.
Hacemos que tus programas hablen entre ellos
Si un dato se introduce dos veces en dos sitios distintos, hay un problema de conexión. Hacemos que la información viaje sola entre las herramientas que ya usas.
Creamos el software que no existe en el mercado
Cuando ninguna herramienta estándar encaja con cómo trabaja tu empresa, construimos la que necesitas en lugar de obligarte a cambiar tu forma de operar.
El recorrido, en corto
Piensa en una tarea concreta que se repita todos los días y rellena los cuatro campos. El cálculo se hace en tu navegador: no enviamos ni guardamos nada.
Este proceso consume aproximadamente
27h/mes
Equivale a unas 320 horas al año.
Si una parte importante de este proceso puede automatizarse, existe una oportunidad clara de reducir carga administrativa.
Estimación orientativa. El resultado real dependerá del porcentaje del proceso que pueda automatizarse y de los costes reales de tu empresa.
Cuéntanos cuál es y te decimos si se puede automatizar, cómo se haría y si merece la pena.
