Cómo calcular el ROI de automatizar un proceso, paso a paso y con un ejemplo

«Nos ahorrará tiempo» no basta para aprobar una inversión. Con unos pocos datos que puedes medir en una semana sabrás cuánto tardaría en pagarse una automatización y qué tendría que salir mal para que no compensara.

La cuenta tiene tres partes: lo que cuesta hoy el proceso, lo que dejaría de costar con la automatización y lo que cuesta construirla y mantenerla.

Paso 1: mide lo que cuesta hoy

La fórmula de las horas es sencilla:

Horas al mes = personas × minutos por vez × veces al día × días al mes ÷ 60

No la rellenes de memoria, porque tendemos a recordar el caso normal y olvidar las interrupciones y las correcciones. Cronometra entre 10 y 20 repeticiones y anota el volumen durante una semana. Puedes hacer la primera estimación con nuestra calculadora de horas.

Después pásalo a euros con el coste empresa por hora: salario bruto más cotizaciones, dividido entre las horas realmente trabajadas. Usar solo el salario neto o bruto hace que el resultado salga más bajo de lo real.

Paso 2: estima qué parte se puede automatizar

Pocas veces se elimina el 100 %. Siempre quedan excepciones, revisiones y casos raros. Separa las repeticiones estándar de las que requieren criterio, porque lo que automatizas de verdad suele ser el primer grupo. Una muestra de 50 casos reales sirve mucho más que una opinión.

Paso 3: suma lo que no son horas

• Errores: cuántos hay al mes y cuánto cuesta corregir cada uno, incluidos abonos, reenvíos o descuentos.
• Retrasos: pedidos, cobros o presupuestos que salen tarde. Cuenta solo lo que puedas medir con cierta seguridad.
• Capacidad: si el equipo no da abasto y la alternativa es contratar, ese coste evitado sí es dinero real.
• Cumplimiento: plazos obligatorios como los de la factura electrónica, que pueden hacer inviable seguir a mano.

Paso 4: suma todos los costes

• Construcción: análisis, desarrollo, integraciones, pruebas y puesta en marcha.
• Tiempo interno: las horas de tu equipo explicando el proceso y validando resultados.
• Recurrentes: licencias, servidores, consumo de modelos de IA y soporte.
• Mantenimiento: las integraciones se rompen cuando cambia un programa o un formato. No lo pongas a cero.
• Supervisión: el tiempo que seguirá dedicando alguien a revisar excepciones.

Paso 5: calcula el retorno

• Beneficio neto mensual = ahorro en horas + errores evitados + otros ahorros medibles − costes recurrentes.
• Plazo de recuperación en meses = inversión inicial ÷ beneficio neto mensual.
• ROI en un periodo = (beneficio neto del periodo − inversión inicial) ÷ inversión inicial.

Un ejemplo desarrollado

Las cifras siguientes son supuestas para explicar el método. No son un caso de cliente, una tarifa de AKKAIA ni un resultado garantizado.

Imagina una empresa en la que 2 personas pasan pedidos del correo al ERP. Cada pedido lleva 10 minutos, cada una gestiona 12 al día y trabajan 21 días al mes.

• Horas actuales: 2 × 10 × 12 × 21 ÷ 60 = 84 horas al mes.
• Parte automatizable según una muestra de pedidos: 70 %, es decir, 58,8 horas al mes.
• Coste empresa: 22 € por hora, lo que supone un ahorro de 1.294 € al mes.
• Errores evitados: 10 al mes a 20 € cada uno, 200 € al mes.
• Costes recurrentes y mantenimiento: 250 € al mes.
• Inversión inicial, incluido el tiempo interno: 9.000 €.

El beneficio neto es de 1.244 € al mes (1.294 + 200 − 250). La inversión se recupera en 7,2 meses (9.000 ÷ 1.244). El ROI del primer año es del 66 %: (14.923 − 9.000) ÷ 9.000.

Prueba qué pasa si sale peor

Un cálculo con un solo número da falsa seguridad. Repítelo cambiando el dato más incierto, que suele ser el porcentaje automatizable. Con el mismo ejemplo:

• Si se automatiza el 70 %: 1.244 € netos al mes, recuperación en 7,2 meses y ROI del 66 % el primer año.
• Si se automatiza el 50 %: 874 € netos al mes, recuperación en 10,3 meses y ROI del 17 % el primer año.
• Si se automatiza el 30 %: 504 € netos al mes, recuperación en 17,8 meses y ROI del −33 % el primer año.

En este caso, el proyecto aguanta bien una bajada al 50 %, pero al 30 % tarda demasiado. Saberlo cambia lo que harías: validar antes con una muestra mayor o empezar solo por el tipo de pedido más frecuente.

Los errores que más inflan el resultado

• Contar horas liberadas como dinero ahorrado. Solo lo son si esas horas se usan en otra cosa de valor, evitan una contratación o reducen horas extra. Decide de antemano a qué se dedicarán.
• Suponer que funcionará al máximo desde el primer día. Reserva un periodo de ajuste en el que aún habrá mucha revisión.
• Olvidar el mantenimiento y los costes por uso, sobre todo si hay modelos de IA.
• Automatizar un proceso que se podría eliminar. A veces la mejor solución es dejar de hacerlo o simplificarlo.
• Ignorar el coste de los fallos. Si un error de la automatización sale muy caro, necesitarás más supervisión y eso debe restar del ahorro.

Después de ponerla en marcha, mide

Guarda los datos iniciales de tiempo, volumen y errores y compáralos a los 30 y 90 días. Además de comprobar el retorno, verás dónde falla la automatización y qué conviene mejorar. Si no sabes por dónde empezar, tienes una guía para elegir qué procesos automatizar primero. Si prefieres verlo con tus datos, puedes reservar una auditoría de 30 minutos.

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